2.15 Архів

Примітка:

Функціонал доступний при встановленні додаткового пакета dfx-archive.

У цьому розділі описано, як створювати правила архівації. Правила архівації визначають умови, за яких документи автоматично переміщуються до архіву (наприклад, за датою, станом або іншими атрибутами). Вони є одним із кількох способів архівування документів у системі. Детальніше про всі доступні способи архівування див. у розділі Архівування документів.

2.15.1. Створити правило архівації

Правило архівації визначає умови, за яких записи автоматично потрапляють до архіву. Наприклад, ви можете налаштувати архівацію документів, які старші за 3 роки або мають певний статус.

Примітка:

Створювати правила архівації можуть лише користувачі в ролі Admin або Archivist.

1. У панелі навігації виберіть робочий стіл Студія 1.

2. Виберіть групу ярликів Архів 2, а потім ярлик Правила архівації 3.

3. У панелі інструментів виберіть + 4.

   

4. Заповніть поля, використовуючи підказки з таблиці нижче.

   

   Поле	Опис
   Код*	Має бути унікальним у межах системи. Рекомендується використовувати коротке значення (до 10 символів). Використовуйте лише латинські літери та цифри.
   Назва*	Введіть зрозумілу назву правила, яка відображає його логіку (наприклад, Архівація документів старше 3 років). ℹ️ Примітка: це поле підтримує локалізацію. Виберіть піктограму , щоб додати значення для інших мов, заповніть відповідні поля та виберіть Застосувати.
   Опис правила	За потреби, додайте короткий опис, щоб пояснити призначення правила або умови його застосування. ℹ️ Примітка: це поле підтримує локалізацію. Виберіть піктограму , щоб додати значення для інших мов, заповніть відповідні поля та виберіть Застосувати.
   Сутність*	Це поле буде автоматично заповнено значенням Документи, залиште його без зміни.

   Примітка:

   Поля, позначені символом "*", є обов'язковими до заповнення.

5. Розгорніть потрібну папку атрибутів у лівій частині форми.

   

6. Перетягніть в секцію Фільтри атрибути, які потрібно використовувати як умови архівації.

   
   Примітка:

   Ви можете додати кілька атрибутів і комбінувати їх для побудови складних умов (наприклад, дата + статус).

7. Для кожного атрибута в полі Фільтр вкажіть значення, за якими система визначатиме записи для архівування.

   

   Наприклад:

   • Дата створення → менше ніж сьогодні - 3 роки
   • Стан → Завершено

8. У панелі інструментів виберіть Зберегти A, щоб зберегти правило та продовжити редагування, або Зберегти та закрити B, щоб зберегти правило та закрити форму.

   

---

Примітка:

Ви можете застосувати створене правило до певного типу документа. Для цього відкрийте вкладку Архівування в налаштуваннях типу документа. Детальніше див. у розділі Архівування.